Programare transcrieri documente de stare civilă

Acte necesare pentru transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve ale actelor de naştere sau căsătorie privind pe cetăţenii care au/au avut domiciliul în România:

• Certificatul/extrasul/extrasul multilingv de pe actul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original şi traducere legalizată, care trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
• Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai puţin documentelor emise de state membre ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligaţia de apostilare sau supralegalizare, conform Regulamentului (UE)2016/1191 a Parlamentului European;
• Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate.
• Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile în art. 1092 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă.

Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau misiunea diplomatică a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24.

• Actul de identitate în original (buletin, carte de identitate, carte de identitate provizorie) pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară şi paşaportul pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate;
• Declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie. Dacă ambii soți sunt prezenți la depunere, declarația cu privire la numele de familie poate fi data și în fața ofițerului de stare civilă.
• Declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului minor cu privire la domiciliul acestuia, în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite (declaraţia va fi dată în faţa notarului public sau la consulatul român  din ţara de reşedinţă, dacă se depune cererea prin împuternicit );
• Documente justificative pentru completarea unor rubrici care nu au fost completate în certificatul original (lipsa datei naşterii soţilor, a rubricilor privind părinţii acestora etc.). Documente justificative pot fi: certificatele de naştere ale soţilor, sentinţa de divorţ pentru cei care au mai fost căsătoriţi etc.;
• După caz, procura specială, autentificată de notarul public român sau străin sau  de reprezentanţa diplomatică a României din străinătate, pentru transcrierea certificatului de stare civilă şi eliberarea certificatului românesc, care trebuie să cuprindă specificarea pentru transcrierea certificatului de naştere, căsătorie, copil minor.

Acte necesare pentru transcrierea certificatelor/extraselor/extraselor multilingve ale actelor de deces:

• Certificatul/extrasul/extrasul multilingv de pe actul de deces eliberat de autorităţile străine, în original şi traducere legalizată, care trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

a)  Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 se apostilează, mai puţin documentelor emise de state membre ale Uniunii Europene care sunt exceptate de la obligaţia de apostilare sau supralegalizare, conform Regulamentului (UE)2016/1191 a Parlamentului European;

b) Documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate.

c) Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute anterior, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile în art. 1092 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă.

Procedura supralegalizării documentului presupune existenţa a trei ştampile pe originalul documentului prezentat, după cum urmează: ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine, ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau misiunea diplomatică a statului de origine din România; ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în Aleea Alexandru nr. 24.

• Actul de identitate în original, dacă există,  şi fotocopie (buletin, carte de identitate, carte de identitate provizorie) pentru cetăţenii români cu domiciliul în ţară şi paşaportul pentru cetăţenii români cu domiciliul în străinătate;
• Documente doveditoare din care să rezulte că persoana care solicită transcrierea certificatului de deces are calitatea de persoană îndreptăţită sau este rudă cu persoana decedată (copii ale certificatelor de stare civilă – naştere, căsătorie, contract-vânzare cumpărare, testament);
• Adeverinţa din care să rezulte ultimul domiciliu, eliberată de formaţiunea de evidenţă informatizată a persoanei a ultimului loc de domiciliu, necesară în vederea stabilirii cu exactitate a primăriei competente să primească cererea de transcriere, în cazul în care nu există copie de pe un act de identitate cu domiciliu;
• Copii ale actelor de stare civilă privind persoana decedată, după caz (certificate de naştere, căsătorie, divorţ etc);
• După caz, procura specială, autentificată de notarul public român sau străin sau  de reprezentanţa diplomatică a României din străinătate, pentru transcrierea certificatului de stare civilă şi eliberarea certificatului românesc, care trebuie să cuprindă specificarea pentru transcrierea certificatului de  deces şi eliberarea certificatului de deces transcris.

Atenţie!

1. Termenul de soluţionare este de 60 de zile de la data depunerii cererii pentru persoanele care au dobândit/redobândit cetăţenia română şi care solicită transcrierea actelor lor de naştere şi căsătorie şi 30 de zile pentru persoanele care au stabilit domiciliul pe raza administrativ-teritorială a Sectorului 1.
2. Dovada calităţii de cetăţean român a solicitantului se face cu certificatul de cetăţenie eliberat în nume propriu, respectiv cu certificatul de cetăţenie al unuia dintre părinţi în care a fost inclus minorul acestuia. Persoanele ai căror părinţi au dobândit concomitent sau succesiv cetăţenia română în perioada minoratului, însă nu figurează în certificatele de cetăţenie ale părinţilor sau nu le-a fost eliberat certificate de cetaţenie în nume propriu vor fi îndrumate să se adreseze Autorităţii Naţionale pentru Cetăţenie.
3. Nu sunt admise certificate eliberate de autorităţile străine şi ulterior plastifiate întrucât nu pot fi verificate în mod corespunzător elementele de siguranţă ale acestora.
4. Cererea de transcriere a unui certificat de naştere privind pe o persoană căsătorită va trebui să cuprindă şi fotocopia certificatului de căsătorie.  Cererea de transcriere a unui certificat de căsătorie va trebui să cuprindă fotocopii ale certificatelor de naştere ale soţilor emise în baza actelor validate în SIIEASC, precum şi fotocopii ale actelor de identitate ale acestora (paşaport şi buletin, în cazul cetăţenilor din Republica Moldova). Cererea de transcriere a certificatului de naştere al copilului minor va trebui să cuprindă fotocopii ale actelor de identitate ale ambilor părinţi, certificatul de căsătorie în fotocopie, precum şi certificatele de naştere ale părinţilor, emise în baza actelor validate în SIIEASC.
5. În situaţia în care, la depunerea cererii de transcriere, se constată că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documente necesare clarificării neconcordanţelor.
6. În situaţia în care se stabileşte că în certificatul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care nu concordă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române, transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.
7. Certificatele /extrasele de naştere/extrasele multilingve ale actelor de naştere emise de autorităţile străine prin care s-a stabilit o altă filiaţie decât cea prevăzută de legea română, se transcriu cu aplicarea dispoziţiilor art. 414 alin. 1 şi art. 449 din Legea nr. 287/2009, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, care instituie prezumţia de paternitate în favoarea soţului mamei, a copilului născut/conceput în timpul căsătorie (tatăl copilului este soţul mamei).
8. Nu se transcriu în registrele de stare civilă române certificatele/extrasele emise de autorităţile străine privind căsătoria dintre persoane de acelaşi sex ori a parteneriatelor civile încheiate sau contractate în străinătate, fie de cetăţeni români, fie de cetăţeni străini.
9. În cazul în care se prezintă în vederea transcrierii extrase multilingve ale actelor de stare civilă eliberate în condiţiile Convenţiei nr. 16  a Comisiei Internationale de Stare Civilă semnată la Viena la 08.09.1976, acestea sunt recunoscute fără traducere, legalizare sau altă formalitate echivalentă şi se utilizează în aceleaşi condiţii ca şi certificatele de stare civilă. Statele semnatare ale Convenţiei nr. 16 sunt: Bosnia şi Herţegovina, Elveţia, Luxemburg, Muntenegru, Belgia, Spania, Regatul Ţărilor de Jos, Austria, Bulgaria, Rep. Capului Verde, Croaţia, Rep. Elenă, Estonia, Germania, Franţa, Italia, Lituania, Macedonia, Rep. Moldova, Polonia, Portugalia, Serbia, Slovenia, Turcia, România-care a aderat în anul 2012.
10. Toate documentele prezentate în vederea transcrierii, precum şi traducerile acestora şi procurile date la notarul public din statul de reşedinţă trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

a) Documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 05.10.1961 vor fi apostilate;

b) Sunt scutite de supralegalizare sau apostilare documentele emise de statele cu care România  a încheiat tratate, acorduri sau convenţii bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă sau de dreptul familiei, precum şi documentele emise de state membre UE, conform Regulamentului (UE) nr. 2016/1191 a Parlamentului European;

c) Documentele emise de statele care nu se regăsesc în primele două situaţii, vor fi în mod obligatoriu supralegalizate.

Solicitanții vor selecta din rubrica ” AM CALITATEA DE …” una din cele 2 variante după cum urmează:

1. Cetățean român născut în străinătate, posesor de certificat de cetățenie română emis în baza art. 10 și 11 din Legea nr. 21/1991 a cetățeniei române, republicată, cu modificările și completările ulterioare, eliberat de Autoritatea Națională pentru Cetățenie sau misiuni diplomatice  și nu dețin certificate de stare civilă transcrise sau pașaport românesc.
2. Cetățean român născut în străinătate, care nu a avut niciodată domiciliul în România. În această categorie se află persoanele născute în străinătate, cetățeni români prin naștere (cel puțin unul dintre părinți este cetățean român, cu act de naștere înregistrat/transcris în registrele de stare civilă române) sau  cetățenii care au dobândit/redobândit  cetățenia română în conformitate cu prevederile art. 10 și 11 din Legea nr. 21/1991 a cetățeniei române, republicată, cu modificările și completările ulterioare, care au actele de naștere transcrise și/sau au pașaport românesc.

În câmpul Tipul certificatului (obligatoriu) se va selecta tipul de certificat pentru care se face programarea online (naştere, căsătorie, deces.

În câmpul Tară certificat (obligatoriu) se va completa țara de proveniență certificat de transcris (declararea altei țări duce la anularea programării); 

În câmpul Serie certificat stare civilă se va completa seria reală a certificatului (declararea altei serii duce la anularea programării); 

În câmpul Nr. certificat stare civilă se va completa cu numărul real al certificatului (declararea altui număr duce la anularea programării); 

În câmpul Am calitatea de (obligatoriu) se va selecta dintre cele 3 opțiuni: Titular certificat, Părinte/Reprezentat legal/Persoană îndreptățită, Împuternicit prin procură.

În câmpul Nume titular act de stare civila (obligatoriu) se vor completa numele și prenumele persoanei ce solicită programarea,  se completează întocmai cum rezultă din actul de identitate, fără prescurtări sau iniţiale.  

În câmpul Prenume titular act de stare civila (obligatoriu) se vor completa numele și prenumele persoanei ce solicită programarea,  se completează întocmai cum rezultă din actul de identitate, fără prescurtări sau iniţiale.  

În câmpul E-mail (obligatoriu) se va completa adresa de e-mail la care se vor primi datele programării : data şi ora la care este programat să depună cererea; 

În câmpul Telefon  (obligatoriu) se va completa un număr de telefon valid. 

Se bifează „Sunt de acord cu termenii și condițiile” și „Sunt de acord și îmi dau în mod expres consimțământul cu privire la prelucrarea datelor mele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679„

Se introduc datele solicitate în formularul afişat, şi se apasă butonul “Trimite”. 

Pentru finalizarea programării este obligatorie confirmarea programării din mesajul primit pe email prin accesarea link-ului de confirmare.

După finalizarea programării aplicația va transmite un mesaj automat pe adresa de e-mail indicată în formularul de înregistrare cu data și ora programării și un număr unic de identificare a programării (vă rugăm verificați șu folderul Spam).

Solicitantul completează toate câmpurile obligatorii prevăzute în aplicaţia de programare, în conformitate cu actele de stare civilă și certificatele de cetățenie.  

Orice nepotrivire identificată între datele programării și datele din actele prezentate la ghișeu atrage anularea programării precum și sesizarea organelor competente după caz, pentru infracțiunile prevăzute in Codul penal la art. 326 pentru Falsul în declarații și art.327 pentru Falsul privind identitatea. 

Având în vedere dispozițiile art. 2 alin. 4 din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare, astfel cum au fost modificate prin O.U.G. nr. 111/11.09.2024, potrivit cărora, actele de stare civilă se completează informatic în Sistemul Integrat Informatic pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă, denumit în continuare SIIEASC;

Având în vedere dispozițiile art. 41 alin. 1, 3, 3¹, 6, 7 lit. a, 8, 10, 11 din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

Având în vedere dispozițiile art. 98-103 și art. 105 din Normele metodologice de aplicare unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă, aprobate prin H.G nr. 255/21.03.2024;

Ținând cont de faptul că legea atribuie Direcției de Stare Civilă de la nivelul  Direcției Publice de Evidență a Persoanelor și Stare Civilă Sector 1 competență exclusivă în ceea ce privește soluționarea cererilor de transcriere privind cetățenii românii care nu au avut niciodată domiciliul în România;

Luând în considerare necesitatea adoptării unor măsuri care să asigure gestionarea eficientă a activității de primire a cererilor de transcriere, concomitent cu activitățile pe care urmează să le desfășoare ofițerii de stare civilă în SIIEASC după inițializarea fluxurilor;

În considerarea necesității de a asigura soluționarea cererilor cetățenilor pentru care competența transcrierii certificatelor de stare civilă aparține exclusiv Primarului Sectorului 1, în condițiile în care cererile de transcriere, cu excepția celor care au redobândit cetățenia română în temeiul art. 10 și 11 din Legea nr. 21/1991 a cetățeniei române, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se pot depune la oricare S.P.C.L.E.P./primărie;

PROPUNEM

Aprobarea prezentului  Regulament care stabilește modul de organizare a activității privind preluarea cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă ale cetățenilor români la Primăria Sectorului 1

Capitolul I.  Dispoziții generale

ART. 1 Cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate pentru persoanele care au/au avut domiciliul în Sectorul 1 se depun, fără programare, la sediul structurii de stare civilă din cadrul D.P.E.P.S.C. Sector 1, din B-dul Mareșal Averescu nr. 17, corp A, în timpul programului de lucru cu publicul, de luni până miercuri între orele 08.30-14.00.

Această calitate trebuie să o aibă titularul actului de stare civilă, părintele/reprezentantul legal al minorului, ruda/persoana îndreptățită sau decedatul în cazul transcrierii actului de deces.

În cazul transcrierii actului de căsătorie, titularul actului este soțul care îndeplinește condiția domiciliului/ultimului domiciliu pe raza Sectorului 1.

ART. 2 Cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate  pentru persoanele care au dobândit cetățenia română și posedă permis de ședere pe termen lung/permanent cu adresa pe raza Sectorului 1, emis de structura de Imigrări, precum și persoanele care au dobândit cetățenia română în conformitate cu prevederile art. 8 din Legea nr. 21/1991 a cetățeniei române,  depun cererea de transcriere în aceleasi condiții ca și cetățenii care au domiciliul în Sectorul 1, în timpul programului de lucru cu publicul, de luni până miercuri între orele 08.30-14.

ART. 3 Cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate pentru persoanele majore născute în străinătate (alte STATE decât ISRAEL, R. MOLDOVA și UCRAINA)  cetățeni români prin naștere (cel puțin unul dintre părinți este cetățean român), care nu au avut niciodată domiciliul în România, se vor prelua,  fără programare, la sediul din B-dul Mareșal Averescu nr. 17, corp A, în timpul programului de lucru cu publicul în ziua de joi, în intervalul orar 08.30-14.00.

ART.4 Cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate pentru persoanele care nu au avut niciodată domiciliul în România se depun la sediul structurii de stare civilă din cadrul D.P.E.P.S.C. Sector 1, B-dul Mareșal Averescu nr.17, corp A,  în timpul programului de lucru cu publicul,  în zilele de marți și miercuri  între orele 08.30-14.00 numai în baza programării online pe pagina de internet a Direcției Publice de Evidență a Persoanelor și Stare Civilă Sector 1, www.dpepscs1.ro, nu prin email, fax sau telefonic. În această categorie se află persoanele majore născute în ISRAEL, R. MOLDOVA, UCRAINA, cetățeni români prin naștere (cel puțin unul dintre părinți este cetățean român) .

ART.5 Cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din străinătate pentru persoanele care nu au avut niciodată domiciliul în România se depun la sediul structurii de stare civilă din cadrul D.P.E.P.S.C. Sector 1, B-dul Mareșal Averescu, nr.17, corp A,  în timpul programului de lucru cu publicul,  în ziua de luni  între orele 08.30-14.00 numai în baza programării online pe pagina de internet a Direcției Publice de Evidență a Persoanelor și Stare Civilă Sector 1, www.dpepscs1.ro, nu prin email, fax sau telefonic. În această categorie se află cetățenii care au dobândit/redobândit  cetățenia română în conformitate cu prevederile art. 10 și 11 din Legea nr. 21/1991 a cetățeniei române, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Capitolul II.  Programarea în vederea depunerii cererilor

ART. 6 Cererile de transcriere a certificatelor de stare civilă procurate din strănătate  pentru persoanele cetățeni români menționate la art. 4 și art.5, se depun numai în baza programării online pe pagina de internet a Direcției Publice de Evidență a Persoanelor și Stare Civilă Sector 1, www.dpepscs1.ro.

ART. 7 Nu se pot face programări prin e-mail, fax sau telefonic.

ART. 8 Programarea este gratuită, netransmisibilă, iar programările neconforme nu vor fi luate în considerare, administratorul aplicației rezervându-și dreptul de a anula programările incomplete sau multiple.

ART. 9 De pe aceeași adresă de e-mail/IP se poate face o singură programare.

ART.10 Perioada și numărul de intervale disponibile pentru programare sunt stabilite în funcție de categoria în care se încadrează titularul (cetățean român născut în străinătate care nu a avut niciodată domiciliul în România și pentru care competența aparține exclusiv Sectorului 1 sau cetățean român care a dobândit/redobândit cetățenia română în temeiul art. 10 sau 11 din Legea nr. 21/1991 care are posibilitatea să se adreseze și altor primării), gradul de ocupare și de numărul funcționarilor aflați în activitate.

ART. 11 Nu se fac programări pentru zilele nelucrătoare, stabilite prin acte normative. În cazul în care programarea online se face pentru o zi lucrătoare care ulterior este declarată liberă, cererea se va depune la o dată ulterioară comunicată de D.P.E.P.S.C. Sector 1.

ART. 12 Solicintantul completează în aplicația de programare o adresă de e-mail validă, la care va primi un mesaj cuprinzând data și ora programării

ART. 13 Pentru finalizarea programării este obligatorie confirmarea programării din mesajul primit pe e-mail.

ART. 14 Programarea este alocată pentru transcrierea unui singur certificat de stare civilă al unui persoane.

ART. 15 Nu se pot face programări simultane pentru transcrierea certificatului de naștere, de căsătorie sau a copiilor minori. 

ART. 16 După obținerea certificatului de naștere și validarea actului în SIIEASC, se poate face programare pentru transcrierea certificatului de căsătorie.

ART. 17 Certificatele  de naștere ale minorilor vor fi transcrise ulterior transcrierii certificatului de căsătorie al părinților, validării actului în SIIEASC, în baza unei programări separate.

Capitolul III.  Depunerea  și soluționarea cererilor

ART. 18 Cererile de transcriere a certificatelor de naștere pentru persoanele majore născute în străinătate se pot prelua în sistem doar în condițiile în care cel puțin un act de naștere al unui părinte și, după caz, căsătoria, se află înregistrată/transcrisă în registrele de stare civilă române, cu validarea corespunzătoare a acestor acte.

ART. 19 Cererile se soluționează în termenele prevăzute de actele normative în vigoare.

ART. 20 Funcționarul care preia cererea de transcriere în sistem, înmânează deponentului o dovadă cuprinzând numărul cazului atribuit, numele titularului și al solicitantului, după caz.

ART. 21 După obținerea aprobărilor cerute de lege, finalizate cu întocmirea actului de stare civilă, solicitantul va primi un mesaj automat la adresa de e-mail indicată cu ocazia preluării cererii,  prin care se comunică faptul că solicitarea a fost soluționată.

ART. 22 Dacă petentul a solicitat emiterea certificatului electronic pe fluxul de transcriere, mesajul automat va fi însoțit de certificatul electronic în format pdf., având sigiliul SIIEASC și un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea.

ART. 23 Certificate de stare civilă în format fizic se pot obține în baza cererii formulate la Ghișeul Duplicate pe fluxul eliberare certificate de stare civilă, sau în baza cererii formulate la orice S.P.C.L.E.P./primărie pe același flux.

Capitolul III.  Dispoziții finale

ART. 24 Prezentul regulament se aduce la cunoștința publică pe pagina de internet a Direcției Publice de Evidență a Persoanelor și stare Civilă Sector 1.

ART. 25 Prezentul regulament produce efecte pe termen nelimitat și poate fi modifict ori de câte ori condiții obiective o cer.